Hoe zit het met kantoorgebruik na Covid-19 in verschillende landen?
Nu de vaccinatiegraad toeneemt en het virus iets meer naar de achtergrond verdwijnt, gaan de kantoren langzaam maar zeker weer open. Dan dient zich natuurlijk de vraag aan: wat gebeurt er straks? Gaan uw medewerkers massaal weer elke dag naar kantoor? Of blijven ze – in ieder geval een deel van de week – vanuit huis werken? En wat betekent dit alles voor uw kantoorruimtes? Zowel voor de omvang ervan als voor het interieur? Hoe zit dat hier in Nederland? Maar ook: wat gebeurt er in andere landen? We namen de proef op de som en legden deze vragen voor aan verschillende bedrijfsmakelaars in België, Engeland, Frankrijk, Nederland, Polen, Spanje, Zweden en Australië. Ook vroegen we het aan bedrijven zelf. Daaruit trekken we de volgende lessen:
1. Thuiswerken is ‘here to stay’
Alle door ons geïnterviewde bedrijfsmakelaars en bedrijven zijn het erover eens: thuiswerken is het nieuwe normaal. Medewerkers zijn er blij mee, de reis- en verblijfkosten nemen af en de productiviteit lijkt er niet onder te lijden. Dat betekent dat bedrijven de omvang en de inrichting van hun kantoorpanden moeten heroverwegen. Dagelijks komen er tenslotte minder medewerkers naar kantoor omdat een deel thuiswerkt; zo’n twintig, dertig en soms zelfs veertig procent.
2. Het afschalen is al begonnen
Hoewel landen en culturen natuurlijk van elkaar verschillen, blijken ze over sommige zaken opvallend eensgezind. Iedere bedrijfsmakelaar die we spraken ziet dat klanten erover denken hun huidige kantoren af te schalen. En als ze al aan uitbreiding dachten, deze even laten voor wat het is. Sterker nog, sommige bedrijven zijn al begonnen met afschalen, zo blijkt uit de gesprekken die we voerden met een aantal internationale organisaties. Maar uitzonderingen zijn er ook. Zo hebben we een Nederlands bedrijf gesproken – actief in meer dan 70 landen – dat aangeeft een pas op de plaats te maken omdat – zoals ze zelf zeggen – nog maar moet blijken dat de productiviteit van medewerkers die thuiswerken ook op de lange duur hoog blijft.
3. Een reden om naar kantoor te gaan
Medewerkers moeten een goede reden hebben om naar kantoor te willen komen, zeggen vrijwel alle geïnterviewden. Een vaste werkplek vinden ze er tenslotte vaak niet. Bovendien kunnen de meesten thuis prima werken en hebben ze niet altijd zin in lange reistijden naar kantoor. Om medewerkers toch te binden aan de organisatie moeten kantoren dan ook aantrekkelijker zijn dan ooit, en bovendien op hybride werken zijn ingericht.
4. Het is in één klap een huurdersmarkt geworden
In tegenstelling tot wat we in bijvoorbeeld Amsterdam zien, geven Spanje, Portugal en Zweden aan dat de markt voor bedrijfsvastgoed van de een op de andere dag is veranderd in een huurdersmarkt. Waar voorheen de verhuurder het voor het zeggen had en de huurprijzen voor bedrijfspanden in de meeste landen elk jaar duurder werden, is dat beeld sinds de pandemie daar 180 graden gedraaid. De stijging van kantoorprijzen komt daar tot een halt, huurcontracten worden opengebroken en soms lukt het huurders om flinke kortingen te bedingen.
5. De vaste werkplek is niet overal op z’n retour
Vaste werkplekken aanbieden aan medewerkers die slechts enkele dagen in de week naar kantoor komen, is niet efficiënt. Deze werkplekken zouden immers grotendeels leegstaan. Dat is inefficiënt gebruik van ruimte en het is niet inspirerend voor medewerkers op kantoor. Waar de meeste landen dan ook wel aangeven dat het aantal vaste werkplekken op kantoor op z’n retour is, geldt dit niet voor Spanje, Portugal en Australië. In deze landen blijft de vaste werkplek belangrijk. Wel geven ook zij aan dat het belangrijk is om daarnaast voldoende op andere activiteiten gerichte werkplekken te hebben, waaronder stiltekamers waar mensen zich even kunnen afzonderen.
6. Een groot hoofdkantoor versus kleine kantoren.
In Nederland zien we dat onze klanten steeds vaker kiezen om te consolideren in een hoofdkantoor. Nu het merendeel straks slechts af en toe naar kantoor gaat is extra reistijd voor medewerkers makkelijker te accepteren. Zeker als ze daarmee de trefkans op collega’s vergroten. Een grote ‘flagship’ hoofdkantoor draagt bij aan het vormgeven van de bedrijfscultuur en gevoel van trots. Echter in Europese landen geven sommige bedrijven aan af te willen van grote hoofdkantoren met slechts enkele bijkantoren. Liever hebben ze meer kleinere kantoren – het zogenaamde ‘hub and spokemodel’ – vanwege de geografische spreiding. Daardoor is het makkelijker voor medewerkers om af en toe een dag naar kantoor te gaan.
Nu is het moment om de winst te verzilveren
Kortom, de bedrijfsvastgoedmarkt is volop in beweging. De keuzes die bedrijven maken voor hun kantoorpanden – afschalen of niet, werkplekken aanpassen of niet – hangen deels af van de ambities van de organisaties, maar zijn deels ook afhankelijk van geografische en culturele factoren. Dit komt naar voren in de verschillende opvattingen uit de diverse landen die bevraagt zijn. Hoe het ook zij, als gevolg van Covid-19 heeft gedragsverandering plaatsgevonden. Zowel medewerkers als leidinggevenden in de dienstensector, waar dan ook ter wereld, hebben ervaren dat thuiswerken effectief en plezierig is. Om te voorkomen dat medewerkers terugvallen in oude gewoontes, is nu dan ook het moment voor bedrijven om door te pakken, deze winst te verzilveren en hun kantoren aan te passen aan de nieuwe realiteit.
White paper Post-Covid Office Use
Deze zes punten zijn slechts een greep uit de bevindingen die voortkwamen uit de gesprekken. We hebben alle ervaringen, ideeën en vooruitblikken van de geïnterviewden – in samenwerking met de andere Exispartners – samengebracht in een internationale white paper over ‘Post-Covid Office Use’. Benieuwd naar wat ze nog meer te zeggen hebben over dit onderwerp? Download de paper hier. Doe er uw voordeel mee.Hoe we helpen
