Kantoor onderhoud

Wie houdt uw kantoorruimte up & running?

Als u een kantoorruimte huurt, herkent u het vast wel: de klimaatinstallatie werkt niet, de lift staat in storing of andere ongemakken die soms de dagelijkse gang van zaken verstoren. Maar wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor het oplossen van al deze gebreken?

De rol van de verhuurder

Bij het huren van een kantoorruimte is het belangrijk om te begrijpen welke verantwoordelijkheden u als huurder heeft en welke taken worden uitgevoerd door de verhuurder. In de meeste gevallen is het huurcontract opgesteld op basis van het model van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Hierin is geregeld wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo zijn bijvoorbeeld het groot onderhoud aan installaties en het in stand houden van het gebouw voor rekening van de verhuurder. Dagelijks onderhoud en vernieuwing van kleine onderdelen in de kantoorruimte zijn echter voor rekening van de huurder. En hier ontstaat vaak discussie over. Wat is nou eigen dagelijks onderhoud en ‘kleine onderdelen’ is ook een rekbaar begrip. Helaas biedt het standaard ROZ huurcontract hierin weinig houvast. Hierover schreven wij eerder een blog, lees die hier.

Demarcatie

Het is dus van belang om vooraf afspraken te maken wie welk onderhoud voor haar rekening neemt. In hoofdlijnen kunt u het ROZ model aanhouden, maar sommige zaken zult u echt aanvullend moeten vastleggen. Ook staan er wat ‘missers’ in de standaard bepalingen, zo zou u als huurder verantwoordelijk gehouden kunnen worden voor het vervangen van de buitenbeglazing van de kantoorruimte. Dat is toch echt iets wat bij de verhuurder thuishoort. Dan is er nog de bepaling over het vernieuwen van kleine onderdelen. Hier adviseren wij met de verhuurder af te spreken wat dit inhoudt en het eenvoudigst is hiervoor een maximum aan kosten op te nemen, bijvoorbeeld € 200 per onderdeel.

Gebreken aan de kantoorruimte

Als vertrekpunt geldt dat u bij aanvang van de huurovereenkomst mag verwachten dat de kantoorruimte vrij is van gebreken. U huurt immers een kantoor met een goed functionerende verwarming en werkende lift. Vaak worden gebreken tijdig opgemerkt en door de verhuurder verholpen maar het kan ook maanden (of soms zelfs jaren) voortslepen. En in die tijd kunt u uw kantoor dus niet optimaal gebruiken. In het ROZ model is helaas alleen beschreven binnen welke termijn de verhuurder gestart moet zijn met het verhelpen van een gebrek, maar niet wanneer het moet zijn opgelost. En als hij er lang over doet, heeft u ook nog eens weinig middelen om het af te dwingen. Ook hiervoor geldt dat u dus wat aanvullende afspraken moet maken.

Eigen inrichting

Het mag geen verrassing zijn, maar de verhuurder is niet verantwoordelijk voor zaken die geen onderdeel uitmaken van het gehuurde. Als u bijvoorbeeld een keuken met vaatwasser hebt overgenomen van een vorige huurder of zelf een airco hebt geplaatst in de serverruimte, dan bent u ook zelf verantwoordelijk voor onderhoud en vervanging.

Het belang van tijdig melden

Het is van groot belang om eventuele problemen, defecte apparatuur of schade direct te melden aan de juiste partij. Door problemen tijdig te melden, kunnen ze snel worden opgelost en kan verdere schade worden voorkomen. Wees proactief en neem contact op met de verhuurder en meld de storing of het gebrek schriftelijk. Hoe eerder u het probleem meldt, hoe sneller er actie ondernomen kan worden. Het kan wel lang duren voordat het probleem wordt verholpen, hier schreven we eerder al eens over. Minimaliseer uw risico als huurder door de volgende tips op te volgen:

  • Zorg voor een goed opleveringsrapport

Voorkom verrassingen door aan het begin van de huurperiode een gedetailleerd opleveringsrapport op te stellen. Hierin wordt duidelijk welke zaken wel en niet tot het gehuurde behoren en wie verantwoordelijk is voor onderhoud en eventuele vernieuwingen. Dit rapport vormt een belangrijk referentiepunt voor toekomstige onderhoudsverplichtingen.

  • Laat een ‘nulbeurt’ uitvoeren

Als u van plan bent om zelf het dagelijkse onderhoud en herstel van installaties uit te voeren, is het verstandig om voorafgaand aan de huurovereenkomst een grondige inspectie te laten uitvoeren door de verhuurder. Dit helpt bij het vaststellen van de huidige staat van de installaties en voorkomt latere discussies over verantwoordelijkheden.

  • Maak afspraken over kosten

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de verhuurder over de maximale kosten voor ‘vernieuwing van kleine onderdelen’. Deze kosten komen namelijk voor rekening van de huurder. Aan de andere kant is de verhuurder verantwoordelijk voor de kosten van ‘vervanging van onderdelen’. Leg ook vast dat u geen extra kosten betaalt voor onderhoud als de verhuurder nalaat de installatie te vervangen. Oude installaties kunnen vaker storingen veroorzaken en hogere onderhoudskosten met zich meebrengen.

  • Leg aansprakelijkheid vast

Zorg ervoor dat in de huurovereenkomst wordt opgenomen dat u niet aansprakelijk gesteld kan worden voor problemen die optreden bij installaties die zijn uitgevoerd door een erkende en door de verhuurder goedgekeurde installateur. Dit beschermt u tegen onverwachte aansprakelijkheid in geval van technische complicaties.

Meer informatie?

Bij Solved begrijpen we de uitdagingen waar huurders mee te maken kunnen krijgen. We staan daarom klaar om u te helpen bij het minimaliseren van risico’s en het vinden van passende oplossingen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en advies.

Hoe brengen we weer leven op kantoor?

In deze whitepaper brengen we de gevolgen van de lage bezetting in kaart. En brengen we oplossingen die gestoeld zijn op ons onderzoek en ervaringen. Dit met als doel een kantooromgeving te maken die werkt. Werkt voor het individu én de organisatie.

"*" geeft vereiste velden aan

*

Meer informatie nodig over dit onderwerp?

Wij denken als vastgoedspecialist graag met u mee. Neem gerust contact met ons op!

Lees verder…

ROZ model valkuilen

De valkuilen van het ROZ-model

De valkuilen van het ROZ-model Kritisch kijken naar uw huurcontract Als u kantoorruimte huurt zult u hoogstwaarschijnlijk een huurcontract hebben getekend dat gebaseerd is op het standaardmodel opgesteld door de…
Lees verder

PQR

Solved heeft PQR eerder geadviseerd met de huisvesting in Amsterdam en de huidige locatie aangehuurd. Recentelijk mocht Solved wederom PQR adviseren met de heronderhandeling van haar huur en contractvoorwaarden in…
Lees verder
Solved LKQ Kantoor Schiedam

LKQ

LKQ, een vooraanstaande leverancier van onderdelen voor auto’s en vrachtwagens. In Nederland, waar LKQ meerdere kantoren heeft, hebben wij hen mogen adviseren bij de huisvestingsstrategie voor hun hoofdkantoor in Rotterdam. Bij…
Lees verder