5 tips om bij stil te staan bij huren in een multi-tenant kantoor.

Is dit een hotel?

Stel u loopt een gebouw binnen, het is sfeervol verlicht, het geluid van de barista is op de achtergrond te horen, tussen de planten verscholen staan ruime zitjes en een vriendelijke meneer groet u met de vraag of u een hoes nodig heeft voor de natte paraplu.

Is dit een hotel?

Nee, welkom in het multi-tenant kantoor ofwel bedrijfsverzamelgebouw!

Een dergelijke ontvangst is vaak een flinke verbetering in hospitality ten opzichte van het kleinere zitje bij de ontvangst in een ‘eigen’ kantoor (single tenant). Het voelt als een gratis rijkdom hier rond te lopen en te zien wat er allemaal aangeboden wordt. Luxe vergaderruimtes, ruime restaurants enzovoorts.

Toch schuilen er een paar addertjes onder het gras, wat betreft ruimte gebrek, waar we u graag op wijzen zodat u weloverwogen de stap maakt naar een (ander) multi-tenant kantoor.

1. Gratis ruimte bestaat niet

De realiteit is dat deze rijkdom aan vierkante meters verre van gratis is. Deze meters worden immers naar rato verrekend onder de huurders. En afhankelijk van het formaat van het kantoorgebouw, uw kantoordeel en al deze gemeenschappelijke ruimtes wordt het aandeel hierin berekend en verrekend. Dat kan per gebouw flink verschillen. U kunt afhankelijk van het gebouw denken aan een percentage van 20% tot wel 45% opslag over uw gehuurde kantoorverdieping. Dus stel u huurt en betaalt voor 1.450 m² vrij verhuurbaar oppervlak (VVO) dan het betekent dit dat u bij het ene gebouw 1.000 m² tot uw beschikking heeft en bij het andere gebouw 1.250 m² mag inrichten.

Wees daarom realistisch en kijk bij het aangaan van een nieuw huurcontract niet alleen naar het aantal meters  vrij verhuurbaar oppervlak (VVO) dat u betaalt, maar ook naar de eigen nuttige ruimte  waarover u daadwerkelijk beschikt en kan inrichten.

2. Gebruik algemene ruimtes

Op zich is het niet erg dat deze algemene meters naar rato verdeeld worden. Het idee is dat u van deze algemene meters gebruik maakt. Maar dan moet u er wèl gebruik van maken. Wordt er een filmzaal aangeboden die u niet gebruikt? Tja, dan betaalt u helaas toch uw deel daarin ook al voegt het voor u niks toe. Andersom gesteld, worden er vergaderruimtes aangeboden die u wel gebruikt? Perfect! Dus dan is het onnodig om deze ruimtes ‘ook nog eens’ in de eigen ruimte te maken.

Houd bij het inrichten van de ‘eigen kantoorruimte’ daarom rekening met wat er in de algemene voorzieningen in het pand aanwezig is. Hoe meer u kan delen, hoe meer u uw kantooroppervlakte verkleint en kosten verlaagt. Doet u dat niet, dan betaalt u feitelijk dubbel.

3. Deel asynchroon in tijd

Hoe handig is het op dinsdag en donderdag het kantoor uit te breiden met het gebruik van extra vergaderruimtes door gebruik te maken van het vergadercentrum in het gebouw. Ware het niet dat de piekdagen van uw organisatie waarschijnlijk overeenkomen met de piekdagen van de andere huurders. Als er niet voldoende vergaderruimtes aangeboden worden, loopt u de kans dat u achter het net vist omdat alle vergaderruimtes al geboekt zijn op deze favoriete momenten. Het invoeren van een flexibele prijs voor vergaderruimte op basis van vraag en aanbod zien wij niet vaak en is eerder een verdienmodel voor verhuurders dan een oplossing voor u.

Gaat uw bedrijf mee in de trend van dinsdag en donderdag, dan zal u toch wat meer eigen vergaderruimtes moeten opnemen in uw eigen ruimtebehoefte. Loopt u dynamiek van de week niet synchroon met de trend dan bent u spekkoper en kunt u op woensdag en vrijdag  vol uw gang gaan.

4. Zoek de gemene deler in functionaliteit

Voor u kan het vanzelfsprekend en essentieel zijn dat een vergaderruimte i.v.m. privacy verduisterd is, de tafel rond is of dat de lijn geschikt is voor broadcasting. Zo kon een klant van ons voor de townhall geen gebruik maken van de grote ruimte omdat de lijn niet beveiligd was. Voor een ander hoeft dat niet zo te zijn.

Ga bij de verhuurder na of de geboden specificaties van deze algemene ruimtes voldoen aan uw eisen. Zo niet, stem dan vooraf met de verhuurder af of er een upgrade gemaakt kan worden en ook andere huurders hiervan kunnen profiteren. Als u eenmaal bent verhuisd is de bereidheid tot een compromis laag.

5. Deel wijs, koester de identiteit

Hoe meer ruimte u kan delen, hoe minder ruimte er is om de identiteit van uw organisatie vorm te geven. We zien dat het kantoor tegenwoordig minder vaak bezocht wordt door hybride werken. Hierdoor wordt het belangrijker om bij een kantoorbezoek te zien, te voelen en te beleven voor welke organisatie men werkt. En juist een stevig ontwerp van het ‘eigen’ kantoor draagt daaraan bij. Dat is meer dan een schilderij ophangen of een logo plakken.

Dat de identiteit van een bedrijf verder gaat dan de inrichting spreekt voor zich. Collega’s komen naar kantoor voor de verbondenheid en gezelligheid en willen dan niet verdwalen tussen de vele andere huurders. Om die reden kiest men er soms voor om toch een eigen lunchplek te maken als daardoor de bonding tussen medewerkers versterkt wordt. De waarde van die specifieke lunchplek laat zich dan niet meten in benutting van meters maar in het vergroten van de onderlinge verbondenheid en het versterken van de identiteit.

Uw checklist bij het maken van een slimme keuze voor een multi-tenant kantoor

• Bereken hoeveel nuttige ruimte u ‘zelf’ heeft om in te richten en voor hoeveel ruimte u betaalt.
• Zorg dat het financieel aantrekkelijk blijft door uw eigen ruimte te verkleinen. Hoe hoger de opslag in vierkante meters in een gebouw, hoe meer ruimtes u zou moeten kunnen delen.
• Inventariseer vooraf de beschikbaarheid en inrichting van de ruimtes waarvan u gebruik wil maken. Voorziet u knelpunten? Stem deze dan vooraf af met de verhuurder.
• Zorg dat u de identiteit van de organisatie onderstreept. Dit zowel in interieurontwerp als in de functionaliteit van ruimtes die daaraan bijdragen

Meer informatie?

Overweegt u te verhuizen naar een multi-tenant kantoor dan drinken we graag een keer uw eigen koffie of die van de hippe barista in de algemene lobby. Dan nemen we gelijk de commerciële haken en ogen van een multi-tenant kantoor met u door, want misschien maakt u wel een andere afweging. Welke keuze u maakt is niet belangrijk, voor ons is het belangrijkste dat u slimme keuzes maakt, want daar helpen wij u graag bij. Lees hier meer over ons proces.